Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und andere Betroffene

In diesen Datenschutzhinweisen geben wir Ihnen ausführliche Informationen über den Schutz und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns. Wir zeigen Ihre Rechte auf und erfüllen die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den Anforderungen und Aufgaben. Daher werden nicht alle Teile dieser Information auf Sie zutreffen.

Des Weiteren informieren wir Sie über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO.

Anschließend erfüllen wir die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Bewerbungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

ist okadis Consulting GmbH, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

okadis Consulting GmbH
Frankfurter Straße 80 – 82
65760 Eschborn
E-Mail: info@okadis.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@okadis.de

Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Homepage: http://www.datenschutz.hessen.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir -soweit erforderlich- personenbezogene Daten von sonstigen Dritten (z.B. zur Erfüllung von Aufträgen oder aufgrund von Einwilligungen), die wir zulässigerweise erhalten haben oder die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Internet) gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Dabei handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten: Adress- und Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mailadresse, andere Kontaktdaten), Personenstammdaten, Vertragsstammdaten (Auftragsdaten, Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen), Abrechnungs-, Leistungs- und Zahlungsdaten (z.B. Lastschriftdaten, steuerliche Informationen), Dokumentationsdaten (z.B. Protokolle).

Kategorien der von der Verarbeitung betroffenen Personen: Kunden, Interessenten, Kooperationspartner, Bewerber, Besucher unserer Website.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

  1. Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages zur Erbringung von Dienstleistungen oder über die Bereitstellung von Produkten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Erstellung von Angeboten, Verträgen oder sonstiger auf einen Vertragsabschluss gerichteter Wünsche, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Dienstleistungen und Produkten und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratungen und Betreuung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen (auch vorvertraglichen) Vertragsunterlagen unserer Zusammenarbeit entnehmen.

Interessenten dürfen unter Berücksichtigung eventuell geäußerter Einschränkungen während der Vertragsanbahnung und Kunden, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner während der Geschäftsbeziehung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben.

  1. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Vereinbarung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, dir vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden ist. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligung können Sie jederzeit bei uns anfordern.

  1. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder
    im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen sowie gesetzlichen Anforderungen und verarbeiten Daten unter anderem zu folgenden Zwecken: die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Steuerung von Unternehmensrisiken.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftrage Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen: Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Datenvernichtung, Zahlungsverkehr, Telefonie.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
  • Darüber hinaus beurteilt sich die Speicherdauer auch nach gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V. mit §19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages, die Erbringung von Dienstleistungen und die Bereitstellung von Produkten ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. 

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. 

10. Welche Widerspruchsrechte habe ich (Art. 21 DSGVO)?

  1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO, das z.B. zu Vertriebszwecken erfolgen kann.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  1. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Nach erfolgtem Widerspruch werden wir ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1. 

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Verarbeitung von Bewerberinformationen

Wir erheben im Zuge des Bewerbungsprozesses unterschiedliche Arten von Informationen. Vordergründig zählen hierzu Ihre persönlichen Daten mit Kontaktinformationen sowie eine Beschreibung Ihrer Ausbildung, Arbeitserfahrung und Fähigkeiten. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, uns elektronisch gespeicherte Dokumente wie Zeugnisse oder Anschreiben zu überlassen.

Sie versichern mit Ihrer Bewerbung, dass die zur Verfügung gestellten Informationen wahrheitsgemäß angegeben wurden. Infolgedessen weisen wir Sie darauf hin, dass Falschaussagen oder bewusste Auslassungen einen Grund für eine Absage oder spätere Kündigung darstellen können.

Von uns werden keine Informationen erhoben, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind (Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität). Besonders sensible Daten wie Angaben zu Krankheiten, Schwangerschaft, ethnischer Herkunft, politischen Anschauungen, philosophischen oder religiösen Überzeugungen, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, körperlicher oder geistiger Gesundheit oder Sexualleben bitten wir ebenfalls nicht zu übermitteln.

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei einer Bewerbung per Email oder Post. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

(1) Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist okadis Consulting GmbH, Frankfurter Str. 80-82, 65760 Eschborn, info@okadis.de, 069 74 74 885-0. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von okadis Consulting GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz bzw. unter datenschutz@okadis.de erreichbar.

(2) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot eines Arbeitsuchenden an einen Arbeitgeber in der Wirtschaft zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses darstellt. Diese wird vom Bewerber per E-Mail oder per Post an das Unternehmen geschickt. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber nicht eingestellt werden kann.

(3) Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu Zwecken erhoben, gespeichert, verarbeitet und genutzt, welche mit Ihrem Interesse an einer aktuellen oder zukünftigen Beschäftigung in unserem Haus in Zusammenhang stehen.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich von den relevanten Ansprechpartnern ggf. unter Nutzung unseres E-Mail-Anbieters in der Cloud in unserem Hause betreut. Mit der Datenverarbeitung betraute Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Die uns von Ihnen anvertrauten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, können Ihre angegebenen Daten, zum Zwecke der üblichen verwaltungstechnischen Angelegenheiten im Rahmen der Beschäftigung verwendet werden.

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

(4) Dauer der Datenspeicherung

Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Daten bis zu 3 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für den Zweck aufbewahren, Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und Ablehnung beantworten zu können. Nach Ablauf dieser Frist werden die für die Bewerbung erhobenen Daten gelöscht bzw. gesperrt, falls ein Löschen nicht möglich ist.

(5) Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DSGVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen – sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind und dies technisch machbar ist. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG.

Die gegebene Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im jetzigen Bewerbungsverfahren. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. In Falle des Widerrufs werden die betreffenden Daten umgehend gelöscht. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht nach Artikel 77 DSGVO i.V. mit §19 BDSG bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, zu erreichen unter: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Homepage: http://www.datenschutz.hessen.de.

(6) Kontakt

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@okadis.de oder per Brief an die unter (1) genannte Adresse.

Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DSGVO, welcher im Internet unter http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE verfügbar ist und unsere Datenschutzerklärung, welche im Internet unter http://www.okadis.de/datenschutz.html einsehbar ist.